For ikke så forfærdelig mange år siden, var der en tradition blandt offentlige udbudskonsulenter som gik ud på at stille sig klar i kommunens eller regionens reception når en tilbudsfrist var nært forestående. Og så kunne man ellers stå der, og grine fjoget af potentielle leverandører der kom ind i sidste øjeblik og med sved på panden smed deres tilbud på bordet.
Det var dengang man måtte aflevere et tilbud fysisk. Det må man ikke mere. Al kommunikation under et udbud, og til dels også efter, foregår i dag elektronisk, og der findes flere portaler der hjælper det offentlige med afviklingen af deres udbud. I flæng kan nævnes:
- Mercell
- EU-Supply
- Ethics
- Og mange flere
Undgå at snuble på målstregen
Det stiller krav til potentielle bydere. For nu skal de ikke bare strikke et konditionsmæssigt tilbud sammen. Nu skal de også navigere mere eller mindre komplekse IT-systemer, ofte konstrueret så kun de skarpeste udbudseksperter kan komme helskindet igennem.
Og ikke to systemer ligner hinanden. Betegnelser og opsætning varierer fra portal til portal. Derfor er det vigtigt at sætte sig ind i udbudsportalen så vel som udbudsmaterialet. Der er nærmest ikke noget værre end at have strikket et godt tilbud sammen, og så snuble på målstregen fordi en udbudsportal ikke er særlig intuitiv.
Og intuitive, det er de ikke nødvendigvis. Jeg har, med mine mange års erfaring, selv siddet og kløet mig skægget over hvad der menes med dette og hint i disse systemer. Jeg har sågar set mig nødsaget til at ringe til deres support mere end én gang, bare for at sikre mig at et tilbud er korrekt indsendt.
Budfristen SKAL overholdes
Selvom måden hvorpå et tilbud afleveres har ændret sig, har tidsfristen ikke. Og det er stadig helt normalt at aflevere et tilbud tæt på budfristen. Budfristen skal for enhver pris overholdes, og det er ikke muligt at bruge et besværligt IT-system som undskyldning for sen aflevering.
Derfor; undersøg kravene til aflevering allerede fra udbuddets offentliggørelse. Er portalen besværlig at navigere rundt i, er der masser af tid til at stille spørgsmål enten til udbuddets afsender eller direkte til leverandøren af udbudsportalen.
